Vertrag zur Auftragsverarbeitung

KI-Dienstleistungen (AI WORX KI-Assistent / Kundenportal) gemäß Art. 28 DS-GVO

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

(1) Gegenstand des Auftrags ist die Bereitstellung von KI-gestützten Dienstleistungen des Auftragnehmers unter der Marke „AI WORX“, insbesondere der Betrieb KI-basierter Chat- und Assistenzsysteme (u. a. AI WORX KI-Assistent, Kundenportal, Wissensdatenbank-/Retrieval-Funktionen) sowie deren Anbindung an vom Auftraggeber genutzte Drittsysteme über die AI WORX MCP-Schnittstelle, im Rahmen des mit dem Auftraggeber vereinbarten Umfangs (Leistungsbeschreibung/Angebot/Auftragsbestätigung).

Im Gegensatz zu reinen Hosting-Leistungen ist die Verarbeitung personenbezogener Daten hier nicht nur unvermeidliche Nebenfolge der technischen Bereitstellung, sondern zentraler Vertragsgegenstand: Der Auftragnehmer verarbeitet die vom Auftraggeber bzw. dessen Nutzern in die KI-Systeme eingegebenen Inhalte (u. a. Texteingaben, hochgeladene Dokumente, Sprachaufnahmen) zum Zweck der Erzeugung von KI-Antworten und -Ergebnissen.

(2) Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) richtet sich nach der Dauer der Erbringung von KI-Dienstleistungen des Auftragnehmers an den Auftraggeber. Der Auftrag endet, wenn der Auftraggeber keine KI-Dienstleistungen des Auftragnehmers entsprechend den Leistungsvereinbarungen/Angeboten der einzelnen Auftragsbestätigungen mehr in Anspruch nimmt.

2. Konkretisierung des Auftragsinhalts

(1) Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten

Umfang, Art und Zweck der Verarbeitung ergeben sich aus den Leistungsbeschreibungen der einzelnen Auftragsbestätigungen des Auftragnehmers. Zusammengefasst umfasst die Verarbeitung insbesondere:

• die Entgegennahme und Verarbeitung von Nutzereingaben (Prompts, Freitext, hochgeladene Dokumente, ggf. Sprach- und Bilddaten) zur Erzeugung von KI-generierten Antworten und Arbeitsergebnissen
• die Weiterleitung dieser Eingaben an die in Anlage 2 benannten KI-Modell-Anbieter (Unterauftragsverarbeiter) zum Zweck der Inferenz (Sprachmodell-Verarbeitung)
• die Speicherung von Chatverläufen, Wissensdatenbank-Inhalten (Retrieval/RAG) und Nutzungsdaten im Rahmen des jeweiligen Kundeninstanz-Betriebs
• die Anbindung und Verarbeitung von Daten aus vom Auftraggeber angebundenen Drittsystemen über die AI WORX MCP-Schnittstelle, soweit vom Auftraggeber konfiguriert
• die technische Administration, das Hosting und den Support der zugrundeliegenden Server-Infrastruktur

Die vertraglich vereinbarte Datenverarbeitung durch den Auftragnehmer selbst findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union statt (Serverstandort Deutschland). Die Verarbeitung durch die in Anlage 2 benannten Unterauftragsverarbeiter erfolgt ebenfalls ausschließlich innerhalb der EU/des EWR. Jede weitergehende Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Artt. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.

(2) Art der Daten

• Stammdaten (z. B. Name, Kontaktdaten von Nutzern des Auftraggebers)
• Zugangsdaten (Benutzerkonten, Passwörter/Hashwerte, API-Zugangsdaten)
• von Nutzern in die KI-Systeme eingegebene Inhalte beliebiger Art (Freitext, Dokumente, ggf. Bild- und Sprachdaten)
• Kommunikationsdaten (z. B. E-Mail im Rahmen von Support)
• Nutzungs-, Protokoll- und Abrechnungsdaten
• Meta-/Kommunikationsdaten (Geräte-IDs, IP-Adressen)

(3) Kategorien betroffener Personen

• Kunden und potentielle Kunden des Auftraggebers (Endverbraucher)
• Nutzer der KI-Systeme beim Auftraggeber
• ggf. Dritte, deren Daten in von Nutzern eingereichten Dokumenten enthalten sind

3. Technisch-organisatorische Maßnahmen

(1) Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung zu dokumentieren und auf Anfrage dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben.

(2) Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO herzustellen. Einzelheiten der Maßnahmen ergeben sich aus Anlage 1, einschließlich der KI-spezifischen Maßnahmen.

(3) Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

4. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

(1) Der Auftragnehmer darf die im Auftrag verarbeiteten Daten nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken.

(2) Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

• Der Auftragnehmer ist nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Ansprechpartner: Karsten Hesemann, Geschäftsleitung, Tel. 0521-2387551, info@hebatec.de.
• Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO.
• Umsetzung und Einhaltung aller erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen (Anlage 1).
• Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde auf Anfrage.
• Unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen der Aufsichtsbehörde.
• Unterstützung des Auftraggebers nach besten Kräften bei Kontrollen/Ansprüchen im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung.
• Regelmäßige Kontrolle der internen Prozesse und TOMs.
• Nachweisbarkeit der getroffenen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber.
• Keine Nutzung der Auftraggeberdaten zum Training, Fine-Tuning oder zur Verbesserung von KI-Modellen, weder durch den Auftragnehmer noch durch dessen Unterauftragsverarbeiter (siehe Anlage 1, Ziff. 5).

6. Unterauftragsverhältnisse

(1) Der Auftraggeber ist grundsätzlich damit einverstanden, dass der Auftragnehmer an sorgfältig ausgewählten Drittunternehmen Unteraufträge erteilt, insbesondere für Rechenzentrumsinfrastruktur, Telekommunikationsdienstleistungen, Benutzerservice sowie den Betrieb der eingesetzten KI-Modelle (Inferenz-Infrastruktur).

(2) Der Auftraggeber genehmigt hiermit ausdrücklich den Einsatz der in Anlage 2 aufgeführten Unterauftragsverarbeiter. Der Auftragnehmer informiert über Änderungen mind. 30 Tage vorher in Textform; Widerspruch aus wichtigem Grund ist innerhalb dieser Frist möglich.

(3) Der Auftragnehmer hat bei der Vergabe von Unteraufträgen Art. 28 Abs. 2–4 DS-GVO zu beachten.

(4) Sämtliche in Anlage 2 benannten Unterauftragsverarbeiter nutzen ausschließlich Serverstandorte innerhalb der EU/des EWR. Eine Änderung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers.

7. Kontrollrechte des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber hat das Recht auf Überprüfungen bzw. Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind.

(2) Der Auftragnehmer erteilt auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte und weist die Umsetzung der TOMs nach.

(3) Nachweis kann auch durch Verhaltensregeln (Art. 40 DS-GVO) oder Zertifizierung (Art. 42 DS-GVO) erfolgen.

(4) Für Kontrollen kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.

8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers

• Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus, das eine sofortige Feststellung relevanter Verletzungsereignisse ermöglicht.
• Unverzügliche Meldung von Datenschutzverletzungen an den Auftraggeber, spätestens binnen 48 Stunden nach Kenntniserlangung.
• Unterstützung bei der Informationspflicht gegenüber Betroffenen.
• Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen, insbesondere bei KI-spezifischen Risiken.
• Unterstützung bei vorherigen Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde.

9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers

(1) Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mind. Textform).

(2) Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, informiert er den Auftraggeber unverzüglich und darf die Ausführung bis zur Bestätigung/Änderung aussetzen.

10. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

(1) Kopien/Duplikate werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt, ausgenommen erforderliche Sicherheitskopien und gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

(2) Nach Vertragsende sind sämtliche Unterlagen und Datenbestände (inkl. Chatverläufe, Wissensdatenbank-Inhalte) auf Aufforderung auszuhändigen oder datenschutzgerecht zu vernichten.

(3) Ein Datenträgeraustausch findet nicht statt.

(4) Nachweisdokumentationen sind über das Vertragsende hinaus gemäß Aufbewahrungsfristen aufzubewahren.

11. Wahrung des Berufsgeheimnisses nach § 203 StGB

(1) Gegenstand. Diese Ziffer gilt, soweit der Auftraggeber Berufsgeheimnisträger im Sinne von § 203 StGB ist (insbesondere Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer nach § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB sowie öffentlich bestellte Sachverständige nach § 203 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 StGB) und im Rahmen dieses Vertrags Daten verarbeitet werden, die einem Berufsgeheimnis unterliegen. Der Auftragnehmer wird insoweit als mitwirkende Person im Sinne von § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB tätig. Die Regelungen dieser Ziffer gelten für alle fremden Geheimnisse, unabhängig davon, ob es sich um personenbezogene Daten handelt.

(2) Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, über Berufsgeheimnisse Stillschweigen zu bewahren und sich nur insoweit Kenntnis von zugehörigen Daten zu verschaffen, wie dies zur Erfüllung der ihm zugewiesenen Aufgaben erforderlich ist.

(3) Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. Der Auftraggeber weist den Auftragnehmer darauf hin, dass sich strafbar macht, wer unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbart, das ihm bei der Ausübung oder bei Gelegenheit seiner Tätigkeit als mitwirkende Person an der beruflichen Tätigkeit eines Berufsgeheimnisträgers bekannt geworden ist (§ 203 Abs. 4 Satz 1 StGB). Es ist ferner strafbar, wenn der Auftragnehmer sich einer weiteren mitwirkenden Person bedient, jedoch nicht dafür Sorge getragen hat, dass diese zur Geheimhaltung verpflichtet wurde, und diese unbefugt ein fremdes, ihr bei der Ausübung oder bei Gelegenheit ihrer Tätigkeit bekannt gewordenes Geheimnis offenbart (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 2 StGB).

(4) Weitergabe der Verschwiegenheitsverpflichtung. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle mit der Verarbeitung von dem Berufsgeheimnis unterliegenden Daten des Auftraggebers befassten Beschäftigten und anderen für den Auftragnehmer tätigen Personen nicht unbefugt ein fremdes Geheimnis offenbaren. Er verpflichtet sie zur Geheimhaltung entsprechend § 203 StGB und belehrt sie über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung. Soweit der Auftragnehmer die Verpflichtung nicht selbst vornehmen kann, stellt er durch eine vertragliche Regelung sicher, dass die von ihm eingesetzten natürlichen und juristischen Personen dieser Verpflichtung in ihrem Verantwortungsbereich ebenso nachkommen.

(5) Zeugnisverweigerungsrecht und Beschlagnahmeschutz. Der Auftragnehmer wird darauf hingewiesen, dass Daten, die er im Auftrag eines Berufsgeheimnisträgers verarbeitet, dem Zeugnisverweigerungsrecht der mitwirkenden Personen unterliegen können, insbesondere nach §§ 53, 53a StPO und §§ 383, 385 ZPO. Über die Ausübung dieses Rechts entscheidet der Berufsgeheimnisträger, es sei denn, dass diese Entscheidung in absehbarer Zeit nicht herbeigeführt werden kann. Der Auftragnehmer wird daher bei einer Befragung keine Angaben machen und unverzüglich den Auftraggeber informieren, der daraufhin über die Wahrnehmung des Zeugnisverweigerungsrechts entscheidet. Der Auftragnehmer wird ferner darauf hingewiesen, dass diese Daten dem Beschlagnahmeverbot nach § 97 Abs. 2 StPO unterliegen können. Im Falle einer Beschlagnahme wird der Auftragnehmer dieser widersprechen und den Auftraggeber unverzüglich informieren.

(6) Unterauftragsverhältnisse. Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen, werden ausschließlich über die in Anlage 2a aufgeführten Unterauftragnehmer verarbeitet; deren Einsatz genehmigt der Auftraggeber hiermit. Ziffer 6 Abs. 2 gilt entsprechend. Unterauftragnehmer sind sorgfältig auszuwählen, nach Maßgabe von Absatz 4 zur Verschwiegenheit zu verpflichten, über die Folgen einer Pflichtverletzung zu belehren sowie über das Zeugnisverweigerungsrecht nach § 53a StPO und den Beschlagnahmeschutz nach § 97 StPO zu informieren.

(7) Nicht erfasste Funktionen. Nicht Gegenstand dieser Ziffer sind (a) die Websuche, bei der Suchanfragen an externe Suchdienste übermittelt werden; sie ist standardmäßig deaktiviert und wird erst nach ausdrücklicher Bestätigung eines Hinweises durch den Nutzer ausgeführt, (b) KI-Modelle oder Dienste, die auf ausdrücklichen Wunsch des Auftraggebers zusätzlich angebunden werden und nicht in Anlage 2a aufgeführt sind, sowie (c) die Verarbeitung von Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DS-GVO sowie von Geheimnissen, die Angehörigen eines Heilberufs nach § 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB anvertraut wurden; sie bedarf einer gesonderten Vereinbarung. Der Auftraggeber stellt sicher, dass über die Funktionen nach (a) und (b) keine dem Berufsgeheimnis unterliegenden Daten verarbeitet werden und dass Daten nach (c) ohne gesonderte Vereinbarung nicht verarbeitet werden.

(8) Fortgeltung und Vorrang. Die Pflichten dieser Ziffer gelten über das Ende dieses Vertrags hinaus fort. Bei Widersprüchen zu den übrigen Regelungen dieses Vertrags geht diese Ziffer vor.

Anlage 1 – Technisch-organisatorische Maßnahmen (Kurzfassung)

Vertraulichkeit: Zutritts-, Zugangs- und Zugriffskontrolle; Mandantentrennung je Kundeninstanz; Pseudonymisierung soweit technisch möglich.

Integrität: TLS-Verschlüsselung sämtlicher Datenübertragungen; Protokollierung von Eingaben im Kundenportal.

Verfügbarkeit und Belastbarkeit: Regelmäßige Datensicherung, USV, Virenschutz, Firewall, Notfallpläne. RTO: 12 Stunden.

Regelmäßige Überprüfung: Datenschutz-Management, Incident-Response-Management, datenschutzfreundliche Voreinstellungen, Auftragskontrolle.

KI-spezifische Maßnahmen: Kein Training/Fine-Tuning von KI-Modellen mit Auftraggeberdaten; strikte Trennung von Chatverläufen und Dokumenten je Kundeninstanz; Speicherfristen gemäß Auftragsbestätigung; Löschung jederzeit auf Weisung möglich. AI WORX hat für sämtliche eingesetzten Unterauftragsverarbeiter geprüft bzw. prüft fortlaufend, ob automatisiertes Missbrauchs-Monitoring ohne menschliche Prüfung personenbezogener Inhalte gewährleistet ist, und nutzt verfügbare Opt-out-/Zero-Data-Retention-Optionen der jeweiligen Anbieter, soweit dies technisch möglich ist. Modellkonfigurationen, die eine zwingende Zustimmung zu menschlicher Prüfung durch den Anbieter voraussetzen, werden für die Verarbeitung von Kundendaten nicht eingesetzt.

Die ausführliche Version der technischen und organisatorischen Maßnahmen kann auf Anfrage vom Auftraggeber eingesehen werden.

Anlage 2 – Genehmigte Unterauftragsverarbeiter

Stand der Liste: 23.10.2026. Änderungen werden gemäß Ziffer 6 Abs. 2 mitgeteilt.

Anlage 2a – Unterauftragnehmer für Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen (Ziffer 11)

Die folgenden Unterauftragnehmer sind nach § 203 Abs. 4 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet. Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen, werden ausschließlich über diese Unterauftragnehmer verarbeitet.